5 عامل شکست در مدیریت زمان
مدیریت زمان،مدیریت ارزشمندترین سرمایه
در زندگی تمامی افراد موفق جهان یک مشخصه مهم به چشم می‌خورد و آن استفاده مناسب از وقت است. از دید افراد موفق مدیریت زمان یعنی مدیریت ارزشمندترین سرمایه زندگی. فرض کنید شخصی هر روز 86400 تومان به حسابتان واریز میکند. و شما فقط در آن روز اجازه خرج کردن آن را دارید. و اگر از این پول استفاده نکنید موجودی حساب بصورت اتوماتیک از بین میرود. و روز بعد مجددا فقط 86400 تومان در حسابتان واریز میشود. وقت شما در طول روز چنین وضعیتی دارد. در هر شبانه‌روز 86400 ثانیه در اختیار دارید که می‌توانید از آن به هر نحو دلخواه استفاده کنید و در هر صورت آن روز تمام میشود و زمان قابل ذخیره‌سازی نیست. بنابراین ارزش این سرمایه بی‌نظیر را درک و برای استفاده از آن برنامه‌ریزی کنید.
مدیریت زمان مهارتی است که توسط آن می‌توانید از وقت خود به بهترین نحو در راه رسیدن به هدف‌های مهم در زندگیتان استفاده کنید.کتاب‌های بیشماری در این زمینه چاپ شده‌اند که به مفاهیم تئوری و عملی این موضوع می‌پردازند. به جای پرداختن به روش‌های مدیریت زمان، می‌خواهیم در مورد رایج‌ترین مشکلاتی که باعث عدم استفاده مفید از وقت میشود صحبت کنیم.
5 عامل شکست در مدیریت زمان
1- اولین عامل شکست در مدیریت زمان، تصورات اشتباه در مورد مدیریت زمان است. رایج‌ترین تصور اشتباه آن است که پرمشغله بودن نوعی استفاده مفید از وقت است. بسیار می‌شنویم که مدیران با افتخار می‌گویند که حتی برای صرف ناهار فرصت ندارند. اگر لیست کارهای روزانه شما خیلی بیشتر از زمان کاریتان است خوشحال نشوید بلکه بدانید که نیاز به مطالعه در زمینه مدیریت زمان دارید. تصور اشتباه رایج دیگر آن است که اگر چندین کار را به طور همزمان انجام دهیم بازدهی بیشتری داریم. شما هم حتما افرادی را دیده‌اید که در هنگام نوشتن گزارش بر روی صفحه کامپیوتر، با تلفن نیز صحبت میکنند و هر چند ثانیه یکبار لقمه‌ا‌ی از ساندویچ را می‌بلعند. تحقیقات دانشمندان نشان داده است که در صورت عدم تمرکز، کارایی مغز انسان به 25% کاهش پیدا میکند. یعنی اگر انجام یک کار در صورت تمرکز 15 دقیقه وقت نیاز دارد، در حالت انجام همزمان چندین کار، به یک ساعت وقت نیاز است.
2-عامل بعدی شکست در مدیریت زمان، عدم تفویض اختیار به دیگران است. مدیران معمولا تصور میکنند هیچ‌کس قادر نیست کارها را با سرعت و کیفیت خودشان انجام دهد. بنابراین سعی میکنند تا آنجا که ممکن است انجام کارها را به دست گیرند و خود را درگیر موارد کم‌اهمیت می‌سازند. این طرز تفکر باعث توقف رشد مجموعه خواهد شد. تصور کنید اگر هنری فورد سعی می‌کرد تمامی اتومبیل‌ها را خود مونتاژ کند، آیا می‌توانست میلیون‌ها اتومبیل تولید کند!؟ تفویض اختیار مهارتی است که در صورت استفاده درست، باعث رشد سریع شرکت میشود.
3- سومین عامل شکست در مدیریت زمان، عدم توجه و اختصاص بخشی از وقت روزانه برای کارهای مهم و غیرفوری است. افرادی هستن که از چند سال قبل در فکر راه‌اندازی یک وب‌سایت و تولید محتوا برای شرکت خود هستن، ولی هیچ‌گاه زمان لازم را پیدا نمی‌کنند! چون کارهای واجب‌تری برای انجام وجود دارند. یک مدیر موفق حداقل نیمی از زمان کاری خود را صرف برنامه‌ریزی و توسعه میکند؛ ولی اگر هرروزه درگیر کارهای روال و تکراری هستید، انتظار پیشرفت زیادی نداشته باشید.
4- تعلل (به تعویق انداخنتن کارها) بعنوان چهارمین عامل شکست در مدیریت زمان، بخش جدایی‌ناپذیر از سرشت آدمی است. مدیران موفق با تمرین و تلاش این عادت را از خود دور کرده‌اند. مدیران عمل‌گرا بسیار سریع رشد میکنند زیرا سعی نمی‌کنند انجام کاری را به بهانه‌های مختلف به تعویق بیندازند بلکه همواره می‌کوشند بهانه‌هایی را بیابند تا کاری را عملی سازند. اگر کارمندانتان کارها را به تعویق می‌اندازند، قبل از خرده‌گیری به آن‌ها نحوه مدیریت خود را مورد بازنگری قرار دهید. شاید انگیزه لازم را برای آن‌ها ایجاد نمی‌کنید و یا شاید توقعات شما برای کارمندان، واضح و مشخص نیستند.
5- آخرین عامل در شکست مدیریت زمان که حتما باید مورد توجه قرار گیرد، نداشتن برنامه کاری روزانه و هفتگی برای خود و کارمندان است. بسیاری از مردم وقتی صبح از خواب بیدار می‌شوند و می‌خواهند به سر کار بروند، نمی‌دانند چه کاری باید انجام دهند و منتظرند تا وقایع و اتفاقات، روز کاری را شکل دهد و این یک فاجعه است. کسی که برنامه روزانه خود را نداند انگیزه بسیار کمی برای رفتن به محل کار خواهد داشت. آیا می‌توانید تصور کنید یک تیم فوتبال بدون هیچ طرح قبلی وارد زمین بازی شود و ببیند چه پیش می‌آید؟ مطمئن باشید که شکست خواهد خورد. بنابراین سعی کنید برای خود و تمامی کارکنان برنامه کاری داشته باشید.
پس از یاد نبرید که با ارزش‌ترین سرمایه‌تان یعنی «وقت»، در حال از بین رفتن است. از این سرمایه برای رسیدن به موفقیت استفاده کنید.
مدیریت زمان دستاوردی است که تنها با نرم افزار گزارشگرابری ممکن خواهد شد. با کمک گزارشات هوشمند گزارشگر ابری می توانید مدیریت زمان را به راحتی در دست بگیرید. افزایش فروش، بهبود بهروه وری و کیفیت پاسخگویی تنها بخشی از کاربردهای بی نظیر گزارشگر ابری است.
